Faktura bat zuzentzea itzulketa baten ondoren: faktura zuzentzailea, epeak eta zer gertatzen den aitortutako BEZarekin

Merkataritza elektronikoan eta zerbitzu digitaletan, itzulketa bat egitea ohiko eragiketa teknikoa da. Erabiltzaileak produktu bat itzultzen du edo zerbitzu bat bertan behera uzten du, saltokiak itzulketa kudeatzen du bere paneletik eta funtsak eroslearen txartelera itzultzen dira. Hala ere, ikuspegi fiskal eta kontabletik, dirua itzultzeak ez du aurreko salmenta ezabatzen. Jada faktura arrunt bat sortu bazen eta dagokion zerga likidatu bazen, merkatariak prozedura zorrotz bat jarraitu behar du zerga hori berreskuratzeko eta bere liburuak egunean edukitzeko.

Espainiako zerga-araudian ez dago jada jaulkitako faktura bat ezabatzeko edo aldatzeko aukerarik. Ondorengo edozein aldaketak merkataritzako fakturazioaren barruan araututako dokumentu espezifiko bat egitea eskatzen du: faktura zuzentzailea.

Zer da faktura zuzentzaile bat eta noiz da nahitaezkoa

Faktura zuzentzailea aldez aurretik jaulkitako faktura baten ondorioak zuzentzen edo deuseztatzen dituen dokumentu fiskala da. Itzulketa baten testuinguruan, salgaiak itzultzen direnean, kontratuan atzera egiten denean edo emandako zerbitzu bat bertan behera uzten denean erabiltzen da batez ere.

Fakturazio Araudiak (1619/2012 Errege Dekretua) ezartzen du faktura zuzentzaile bat jaulki behar dela jatorrizko fakturak legezko baldintzak betetzen ez dituenean edo zerga-oinarria hura jaulki ondoren aldatzen denean. Horrek honako hauek hartzen ditu barne:

• Erosketa fisikoen edo digitalen itzulketa osoak.
• Zati bateko itzulketak, non bezeroak eskaeraren zati bat gordetzen duen baina zenbatekoaren zati bat itzultzen zaion.
• Jada fakturatutako salmenta baten gainean gerora emandako deskontuak edo hobariak.
• Ordainketarik ezagatik edo berme- nahiz atzera egiteko epearen barruan borondatez bertan behera uzteagatik kontratua suntsiaraztea.

Bankuko chargeback bat ez da automatikoki merkataritza-itzulketarako akordio bat; hala ere, erreklamazioak salmenta behin betiko galtzea eta eragiketa deuseztatzea badakar, kontabilitate-erregulazioak jaulkitako dokumentuak egokitzea ere eskatuko du, ordainketa ezaren ezkutuko kostua eta berreskuratu gabeko zerga batera ez batzeko.

Faktura zuzentzailearen betekizun formalak

Dokumentu hau jaulkitzea ez da jatorrizko faktura zeinu negatiboarekin inprimatzea soilik. Arauak oso baldintza formal zehatzak eskatzen ditu:

• Zenbakitze-serie espezifikoa: faktura zuzentzaileek negozioko serie arruntetik bereizia eta independentea den zenbakitze-serie bat izan behar dute.
• Jatorrizko faktura identifikatzea: ezinbestekoa da aldatzen den fakturaren zenbakia eta jaulkipen-data adieraztea.
• Zuzenketaren arrazoia: zergatik jaulkitzen den azaldu behar da (adibidez, produktuaren itzulketa, atzera egiteagatiko abonua edo prezio-doikuntza).
• Zenbatekoa zehaztea: aldaketaren zenbatekoa zuzenean isla dezake (oinarria eta kuota negatiboan kenduz) edo doikuntzaren ondoren eragiketa nola geratzen den erakuts dezake, betiere kargatutako kuota eta zerga-tasa argi eta garbi banakatuta badaude.

Faktura sinplifikatuen kasuan (ohiko tiketak), hasierako salmenta horrela dokumentatu bazen, zuzenketa ere faktura sinplifikatu zuzentzaile baten bidez egin daiteke, betiere hasierako tiketaren identifikazio-datuak gordetzen badira.

Zuzenketa jaulkitzeko eta BEZa doitzeko epeak

Faktura zuzentzailea jaulkitzeko epea hori eragiten duen arrazoia gertatzen den unearen araberakoa da. Oro har, dokumentua jaulkitzaileak zuzentzera behartzen duten zirkunstantzien berri izan bezain laster jaulki behar da, eta beti gertaerak gertatu diren zerga-likidazioko aldiaren ondorengo hilabeteko 16. eguna baino lehen.

Bestalde, BEZaren Legeak (37/1992 Legea, 80. artikulua) epe muga argia ezartzen du: zerga-oinarriaren aldaketa lau urteko epean egin behar da, zerga sortu zenetik edo aldaketa zehazten duten zirkunstantziak gertatu zirenetik zenbatzen hasita.

Itzulketa jatorrizko faktura jaulki zen hiruhileko natural berean gertatzen bada eta aldizkako autolikidazioa (Espainian 303 eredua) aurkeztu aurretik, prozesua erraza da: faktura zuzentzaileak aldi horretako zerga-oinarriak eta sortutako kuotak murrizten ditu, zuzenean konpentsatuz.

Zer gertatzen da BEZarekin aitorpena jada aurkeztu denean

Itzulketa-epe zabaletan ohikoena da dendariak hiruhileko likidazioa jada aurkeztu izana eta Zerga Agentzian salmenta horren BEZa sartu izana. Une horretan, Ogasunak jada badu orain desegiten den transakzio bati dagokion dirua.

Egoera hau erregulatzeko, Espainiako araudiak ez du eskatzen aitorpen osagarririk aurkeztea edo jatorrizko salmentagatik bidegabe egindako ordainketak itzultzeko eskaerarik egitea. Ohiko mekanismoa honako hau da:

• Faktura zuzentzailea uneko aldiko datarekin jaulkitzen da.
• Faktura zuzentzailea jaulkitzen den aldiko autolikidazioan, sortutako BEZaren gutxitzea jasotzen da oinarrien eta kuoten aldaketei dagozkien laukietan.
• Horren ondorioz, saltokiak hiruhileko berri horretan Zerga Agentzian sartu behar duen zenbatekoa murriztu egiten da itzulitako BEZaren zenbateko berean, edo bestela konpensatzeko edo itzultzeko saldoa handitzen da.

Prozedura honek bermatzen du saltokiak gehiegi sartutako zerga berreskuratzea administrazioaren aurrean zuzenketa-espedienteak ireki beharrik gabe, betiere aldizkako aitorpenei aplikatu beharreko araudia errespetatuz.

Ordainketa-pasabidearen eta fakturazio-sistemaren arteko lotura

Bolumen handiko eragiketa digitaletan, ordainketa-pasabidearen eta fakturazio-softwarearen arteko desfasajea desadostasun kontableen iturri etengabea da. Pasabidetik itzulketa-gertaera bat abiarazten denean, ERP sistemak automatikoki sortu behar du faktura zuzentzailea dagokion seriean, transakzioaren identifikatzaileari eta jatorrizko fakturari lotuta.

Diruaren fluxua (saldo erabilgarria murrizten duen banku-mugimendua) eta zerga-fluxua (zerga-oinarria eta sortutako BEZa murriztea) bereizteak eragozten du negozioak inoiz finkatu ez zituen diru-sarrerengatik zergak ordaintzea.

Ondorioa

Bezeroari dirua itzultzea itzulketa-prozesuaren erdia baino ez da. Negozioaren diruzaintza babesteko eta zerga-arazoak saihesteko, itzulketa bakoitzak formalki zuzena den faktura zuzentzaile baten babesa izan behar du, bere serie independentearen barruan jaulkia eta dagokion aldiko autolikidazioan konputatua. Itzulitako kobrantzaren eta erregistro kontablearen arteko lotura hori automatizatzea ezinbestekoa da lineako edozein salmenta-operatibarentzat.