Datu pertsonalak ordainketetan: zer dio DBEOk emailei, helbideei eta erosketei buruz

Online denda edo plataforma digital bat kudeatzeak bezeroen informazio sentikorra egunero tratatzea dakar. Checkout bat osatzean, erosleak bere izena, helbide elektronikoa, helbide fisikoa eta fakturazio-xehetasunak sartzen ditu, eta transakzio-erregistro bat sortzen da datu-baseetan iraunez. Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorrak (DBEO) muga argiak ezartzen ditu informazio hori bildu eta erabiltzeko orduan, erabiltzailearen pribatutasunaren, zerga-betebeharren eta negozioaren defentsa operatiboaren arteko oreka zorrotza eskatuz.

Zer gorde daitekeen, zein lege-oinarrirekin eta zenbat denboraz ulertzeak zigor administratiboak saihesten ditu, bai eta zerga-ikuskapenetan edo merkataritza-auzi ezberdinetan arazoak ekidin ere.

Oinarri juridikoak kobrantza-fluxuan

DBEOren zilegitasun-printzipioak eskatzen du datu pertsonalen tratamendu orok baliozko lege-oinarri bat izatea. Ordainketa-prozesu batean, saltokiak hiru hipotesi osagarri hauetan oinarritu ohi du tratamendua:

• Kontratua betetzea (6.1.b artikulua): Kobrantza prozesatzeko, produktua entregatzeko eta jakinarazpen operatiboak bidaltzeko ezinbestekoak diren datuak tratatzeko bidea ematen du. Erabiltzaile batek ondasun fisiko bat erosten badu, entrega-helbidea eta egiaztagiria bidaltzeko helbide elektronikoa biltzea kontratu-harreman horri dagokio zuzenean.
• Legezko betebeharra (6.1.c artikulua): Merkataritza- eta zerga-araudiek fakturak jaulki eta transakzioen kontabilitate-frogagiriak gorde beharra ezartzen diete saltokiei. Beraz, zerga-datuak gordetzea ez dago eroslearen borondatearen mende, fakturazio- eta zerga-arauetan ezarritako lege-aginduen mende baizik.
• Bidezko interesa (6.1.f artikulua): Zenbait datu tekniko (hala nola IP helbidea, gailuaren identifikatzailea edo gutxi gorabeherako geolokalizazioa) biltzea eta aztertzea justifikatzen du, arriskuak ebaluatzeko, iruzurrak prebenitzeko eta adiskidetsu erako iruzurreko chargeback-en kudeaketan enpresaren jarrera defendatzeko.

Garrantzitsua da gogoratzea berariazko adostasuna oso gutxitan dela ohiko kobrantzarako oinarri egokia. Kobrantza bera baimentzeko pribatutasun-laukitxo bat eskatzea juridikoki erredundantea da; laukitxoa helburu gehigarrietarako soilik gorde behar da, hala nola erosketari lotuta ez dauden merkataritza-buletinak bidaltzeko edo tratamendu-arduradun ez diren hirugarrenei datuak lagatzeko.

Zer datu gorde daitezke eta zein mugarekin

Datuak minimizatzeko printzipioak (DBEOren 5.1.c artikulua) zehazten du tratatutako datuek egokiak, garrantzitsuak eta bilatutako helburuetarako ezinbestekora mugatuak izan behar dutela.

Helbide elektronikoa eta jakinarazpen operatiboak

Erosketan sartutako helbide elektronikoak kontu-identifikatzaile gisa eta transakzioaren egoera jakinarazteko kanal gisa balio du nagusiki. Saltokiak ordainagiria, bidalketa-oharrak eta kontratu-aldaketei buruzko abisuak bidaltzeko erabil dezake. Dena den, helbide hori publizitate-kanpainen hartzaile automatiko bihurtzeak LSSI-CEren 21.2 artikuluko baldintzak errespetatzea eskatzen du; artikulu horrek lehendik dauden bezeroei antzeko produktuen mezuak bidaltzea soilik onartzen du, mezu bakoitzean harpidetza kentzeko mekanismo erraz eta doakoa eskaintzen bada.

Bidalketa-helbideak eta fakturazio-helbideak

Ondasun digitalak edo zerbitzu deskargagarriak soilik saltzen badira, entrega-helbide fisikoa eskatzeak datuak minimizatzeko printzipioa urratzen du. Zerbitzu horietarako nahikoa da aplikatu beharreko fiskalitatea zehazteko ezinbesteko informazioa eskatzea (adibidez, bizileku-herrialdea eta posta-kodea, Europako OSS erregimeneko arauen bidez BEZa kalkulatzeko).

Entrega fisikoa ezinbestekoa denean, bidalketa-helbidea barne-mailan bereizi behar da fakturazio-helbidetik. Hartzaile guztiak ez dira faktura ordaintzen dutenak, eta posta bidezko banaketarako beharrezkoak baino datu gehiago erregistratzea ez dago justifikatuta.

Erosketa-historia eta ordainketa-erregistroak

Eskaeren historiak aukera ematen dio bezeroari aurreko erosketak ikusteko, eta saltzaileari bermeak edo itzulketak kudeatzeko. Gainera, ordainketa-pasabideari lotutako log teknikoak (data zehatzak, transakzio-identifikatzaileak, jaulkitzaile-bankuaren erantzun-kodeak eta autentifikazio sendoaren erreferentziak) ezinbestekoak dira gorabeherak konpontzeko.

Saltokiaren datu-base propioetan inoiz agertu behar ez dena banku-txartelaren informazio sentikorra da, hala nola zenbaki osoa (PAN) edo segurtasun-kodea (CVC). Datu horiek ordainketa-pasabideak soilik tratatzen ditu PCI DSS estandarraren pean, eta saltokiak ordainketa-hornitzaileak emandako tokena zaintzera mugatu behar du bere jarduna.

Kontserbazio-epeak eta datuen blokeoa

DBEOk debekatu egiten du datu pertsonalak mugagabe gordetzea. Arau orokorra da datuak bildu ziren xedeak irauten duen bitartean soilik mantentzea. Hala ere, bezero batek bere kontua bertan behera uztea edo bere datuak ezabatzea eskatzen duenean (ezabatzeko eskubidea), saltokiak ezin du kontabilitate-informazio guztia suntsitu.

Espainian, Merkataritza Kodeak kontabilitate-liburuak, fakturak eta merkataritza-gutunak 6 urtez kontserbatzera behartzen du. Era berean, Zergei buruzko Lege Orokorrak 4 urteko preskripzio-aldia ezartzen du zerga-zor eta betebeharretarako. Gainera, txartel-sistemek 120 eta 540 egun arteko leihoak ezartzen dituzte jaulkitzaileak ordainketa-erreklamazioak aurkez ditzan.

Betebehar kontraesankor horiek uztartzeko, Datuak Babesteko Lege Organikoaren (LOPDGDD) 32. artikuluak datuen blokeoa ezartzen du:

• Identifikazio- eta transakzio-informazioa ingurune operatibo ikusgarritik kentzen da (erabiltzaileak ezin du sartu eta laguntza-taldeak ezin du erabili helburu berrietarako).
• Erregistroak segurtasun tekniko eta antolamenduzko neurri zorrotzen pean gordetzen dira, enkriptatuta eta sarbide mugatuarekin.
• Datuak epaile, auzitegi, Fiskaltza edo zerga-administrazioen eskura soilik jartzen dira, lege-preskripzioko epeetan erantzukizunak argitzeko.
• Zerga- eta merkataritza-preskripzioko epeak igaro ondoren, datuak modu itzulezinean suntsitu edo anonimizatu behar dira.

Ondorio praktikoa

Ordainketa-prozesuan DBEO betetzea ez da gauza guztietarako adostasuna eskatzea, baizik eta datu bakoitzaren lege-oinarria argi identifikatzea eta erregistroak helburuaren arabera bereiztea. Entregarako eta zergetarako behar diren datuak soilik eskatzeak, txartelak gorde beharrean tokenetan oinarritzeak eta blokeo- nahiz garbitze-politika automatikoak ezartzeak merkataritza-arinatasunez jarduteko bidea ematen du, bezeroen eta administrazio publikoen aurrean araudia zorrotz betez.