Facturar subscripcions a Espanya: IVA, renovacions i VeriFactu

Muntar una subscripció és fàcil fins al segon mes. Llavors apareixen les renovacions fallides, els canvis de pla a mitja període, els clients d'un altre país de la Unió Europea i l'obligació d'emetre una factura per cada cobrament. Aquest article repassa les decisions que convé prendre abans d'escriure codi.

El preu: amb IVA inclòs o sense

La primera decisió no és tècnica. En venda a consumidor final a Espanya, el preu que anuncies ha de ser el preu final amb impostos inclosos; en venda entre empreses és habitual mostrar-lo sense IVA i afegir-lo a la factura. El tipus general espanyol és del 21 %, i hi ha tipus reduïts per a determinats béns i serveis.

Triar-ho malament obliga després a reescriure el catàleg sencer, perquè l'import desat deixa de significar el mateix. Desa sempre, al costat de l'import, si és amb impostos inclosos o sense: és una dada del preu, no una preferència de visualització.

Clients d'altres països

En serveis digitals venuts a consumidors d'altres països de la Unió Europea, l'IVA aplicable sol ser el del país del client, i hi ha una finestreta única per declarar-lo sense registrar-se a cada Estat. En vendes entre empreses dins de la Unió, amb número d'IVA vàlid, l'operació sol anar sense IVA repercutit i amb inversió del subjecte passiu.

No és una decisió que es pugui deixar per al final: determina quines dades cal demanar al client al checkout —país, número d'IVA— i què es desa amb cada pagament. Consulta-ho amb el teu assessor fiscal per al teu cas concret.

Una factura per cada renovació

Cada cobrament periòdic genera la seva pròpia factura, amb numeració correlativa i sense buits. Anul·lar una factura ja emesa no és esborrar-la: se n'emet una de rectificativa. I les factures s'han de conservar durant els anys que marqui la normativa, accessibles i llegibles.

El detall que més s'oblida: la data de la factura i la data del cobrament no han de coincidir necessàriament quan un pagament es reintenta dies després. Desa les dues.

VeriFactu, en una frase

La normativa espanyola de sistemes informàtics de facturació exigeix que el programa que emet factures generi un registre per factura, encadenat amb l'anterior mitjançant una empremta digital, inalterable, amb un codi QR a la factura i, en la modalitat de remissió, enviament del registre a l'Agència Tributària. L'objectiu és que esborrar o modificar una factura a posteriori sigui detectable.

El calendari d'entrada en vigor s'ha anat ajustant i depèn del tipus de contribuent, així que confirma la data que aplica al teu cas abans de planificar. El que no canvia és la conseqüència de disseny: la facturació deixa de ser un PDF que generes quan vols i passa a ser un registre amb ordre, empremta i traçabilitat. Si véns subscripcions, això vol dir que el sistema que cobra i el que factura s'han de parlar de manera fiable, no per un procés manual a final de mes.

Renovacions que fallen

Entre un 5 % i un 15 % de les renovacions fallen en qualsevol negoci de subscripció, gairebé sempre per targeta caducada, fons insuficients o una operació bloquejada pel banc. El pla de reintents importa més del que sembla:

• Reintentar amb espaiat creixent, no cinc vegades el mateix dia.
• Avisar el client abans de la renovació i després de la fallada, amb un enllaç per actualitzar la targeta.
• Distingir una fallada temporal d'una definitiva: no és el mateix «fons insuficients» que «targeta cancel·lada».
• Definir què passa amb l'accés mentrestant: tall immediat, període de gràcia o degradació de pla.

En renovacions automàtiques, a més, l'autenticació reforçada funciona diferent que en el primer pagament: el cobrament recurrent iniciat pel comerç sol acollir-se a una exempció, però el primer càrrec, el que l'autoritza, sí que passa per l'autenticació completa. El recorregut d'aquest primer pagament està explicat a com funciona un cobrament amb targeta.

Canvis de pla i prorrateigs

Pujar de pla a mig mes, baixar, pausar o cancel·lar són operacions amb conseqüències fiscals, no només comercials. Decideix des del principi si prorratejes o no, i deixa-ho escrit a les condicions: és una de les causes més freqüents de reclamacions i de contracàrrecs evitables.

En resum

Tracta la subscripció com dos rellotges sincronitzats: el del cobrament i el de la facturació. L'import i els impostos s'han de decidir al servidor, cada renovació ha de deixar factura, i el sistema ha de saber què fer quan el cobrament falla. Pots veure el desglossament de comissions sobre un import concret a la pàgina de tarifes, com es veu un catàleg de plans a la demo i la resta d'articles sobre subscripcions i facturació.